O moderno local de trabalho digital está revolucionando os processos de trabalho com novas tecnologias que permitem aos funcionários trabalhar em qualquer lugar.

Apesar do poder das soluções digitais, os locais de trabalho ainda dependem amplamente do papel. Uma pesquisa mostra que 56 por cento dos trabalhadores ainda imprimem e 50 por cento ainda digitalizam enquanto trabalham em casa.

Na era da transformação digital, a dependência de registros em papel pode determinar se sua empresa prosperará ou sobreviverá. A diferença entre classificar 500 arquivos de papel para encontrar uma informação crucial e fazer uma consulta rápida em dados digitais facilmente acessíveis pode economizar tempo e custos essenciais, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas de alto valor.

Conforme os funcionários voltam ao escritório, as PMEs têm a oportunidade de reduzir o armazenamento físico de dados e informações, reavaliando o uso do espaço e introduzindo fluxos de trabalho que dependem menos da documentação em papel.

Isso é chamado de mudança para um ambiente de trabalho “papel leve”, torna-se importante que pequenas empresas se planejem fazer essa transição.

Dirigindo-se para o papel leve

Na preparação para o futuro, as organizações estão aprendendo com o ambiente introduzido pelo COVID-19. Quando questionados sobre o que lhes teria permitido estar mais bem preparados para mudanças repentinas no local de trabalho e nas necessidades dos funcionários, os líderes empresariais indicaram a digitalização de documentos como sua escolha principal.

A maioria dos líderes de negócios usa o “papel leve” para ajudar a melhorar a produtividade e a experiência do funcionário. Os funcionários se envolvem mais em um ambiente de trabalho colaborativo e inovador, resultando em menos tempo gasto em tarefas administrativas, e há um risco reduzido de perda de documentação.

A remoção do armazenamento de papel para uma instalação externa não apenas ajuda a reduzir custos, mas também libera espaço que pode ser reaproveitado para usos alternativos e de maior valor. E o mais importante, as informações trancadas em documentos em papel não podem ser analisadas para gerar insights e estratégias baseadas em dados.

Estratégias para promover a aceitação digital

Apesar dos benefícios claros de uma estratégia de papel leve, as empresas estão confusas e preocupadas em como lidar com o cenário híbrido de informações digitais em papel.

No entanto, uma mudança para registros digitais não precisa ser esmagadora. Estratégias simples podem reduzir a dependência de registros em papel e promover a aceitação digital.

  • Conheça sua meta: seja claro sobre seus objetivos de negócios para definir melhor sua estratégia de digitalização e extrair o maior valor possível de suas informações.
  • Organizadora para uma mudança de mentalidade: O envolvimento em um escritório sem litro de papel pode ser incentivado organizando as áreas de trabalho de arquivos e impressoras e entendendo o que precisa ser retido, armazenado em outro lugar ou descartado.
  • Saiba o que armazenar e onde: Determine o nível de confidencialidade, acessibilidade e período de retenção de cada documento. Certifique-se de que tudo esteja consistentemente indexado para que você saiba exatamente onde os documentos estão armazenados.
  • Use sua equipe: a criação de um grupo de trabalho ajudará a construir o engajamento dos funcionários em torno de novos processos. Crie iniciativas que ajudarão a apoiar a ampla implementação e adoção em toda a empresa.
  • Considere os requisitos legais e de conformidade: um programa em papel ajudará a garantir que os requisitos legais e regulamentares mais recentes sejam criados em todo o ciclo de vida do documento, desde a captura até a transformação, armazenamento e descarte.
  • Considere o big data: o volume de informações está aumentando e os processos de gerenciamento de documentos precisam ser capazes de acomodar isso. Garantir uma estratégia confiável, eficiente e alcançável no plano é a etapa mais importante. Um plano de gerenciamento de informações inclui uma solução de armazenamento confiável de longo prazo que permite às empresas extrair facilmente percepções dos dados arquivados.

À medida que as empresas mudam para um modelo de trabalho híbrido, a acessibilidade digital nunca foi tão importante. A transição para um escritório com papel leve levará tempo, mas permitirá que você implemente novos procedimentos de maneira adequada e dê tempo para que seus funcionários se ajustem.

 

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