O sistema ERP tem por objetivo integrar os dados da empresa de forma centralizada, para que todos os setores interessados tenham acesso facilitado às informações. Por isso, vários empreendedores adotam a solução, no intuito de tornar seus processos mais eficientes e seguros.
Porém, não basta contratar qualquer ERP no mercado e esperar um milagre, é preciso verificar as necessidades da sua empresa e assim escolher a plataforma mais adequada e que caiba dentro do orçamento.
O que é sistema ERP e suas funcionalidades
O significado de ERP é Enterprise Resource Planning, e é um sistema empresarial que recebe dados da empresa, os armazena, e distribui de acordo com os interesses de cada departamento. Geralmente ele opera em módulos, que proporcionam segurança e agilidade na troca de informações.
O sistema ERP funciona da seguinte maneira:
- o operador e/ou software integrado insere dados dentro do ERP;
- o ERP armazena estes dados de acordo com o setor, tipo, entre outras categorias que variam de acordo com a parametrização e o fabricante;
- a atualização em toda base de dados acontece de forma automática e instantânea, gerando confiabilidade.
Para elucidar melhor o funcionamento do ERP, vamos dar dois exemplos práticos de seu uso.
Exemplos do ERP na prática
Exemplo 1: em uma fábrica de potes plásticos, a matéria-prima sai do estoque para a área de produção, logo, o operador responsável informa no ERP que a matéria-prima não está mais disponível no setor de estoque. Mas antes e depois disso, já aconteceram diversos processos por trás deste ato:
- o gerente de produção viu no ERP a quantidade de matéria-prima disponível para lançar o plano de produção;
- o líder de produção informou no ERP o início do ciclo produtivo com determinada matéria-prima;
- o setor de compras foi alertado sobre uma possível necessidade de reposição do estoque; entre outras operações atreladas.
Agora, imagine todo esse processo sendo feito de forma manual, ou através de planilhas. Já dá para ter uma ideia do quanto as operações poderiam dar errado em qualquer momento, gerando gargalos para o negócio.
Exemplo 2: matéria-prima nova chega ao estoque, e é preciso lançar a nota fiscal no ERP. Neste caso, um software integrado pode lançar todas as informações dentro do sistema de gestão, sendo necessário apenas fazer validações de segurança entre XML e ERP. Então temos:
- todos os setores foram atualizados com a quantidade atual de matéria-prima;
- o fiscal tem as informações que precisa para fazer o balanço patrimonial e fechamento de mês da empresa; entre outros.
O software integrado insere por si só as informações necessárias, eliminando riscos de erros que acontecem na digitação manual, e o ERP garante que tudo seja devidamente repassado dentro da empresa.
O ERP ao longo do tempo
A história do ERP se deu em diferentes fases, com a criação e uso de diferentes métodos que evoluíram até o sistema que conhecemos hoje. O primeiro modelo de gerenciamento foi o EOQ (Economic Order Quantity), desenvolvido pelo engenheiro Ford Whitman Harris em 1913. Este modelo era feito em papel e tinha como premissa programar a produção.
Depois de décadas, surgiu o MRP (Material Requirements Planning), uma solução que combinava a função do EOQ com a computação. A primeira empresa a adotar o MRP foi a Black and Decker, em 1964.
A evolução do MRP foi o MRP II (Manufacturing Resource Planning), lançado em 1983. Mais próximo do ERP atual, o MRP II já apresentava em sua arquitetura os módulos para gerenciar tarefas de forma integrada.
Por fim, em 1990 foi reconhecido o ERP (Enterprise Resource Planning), um sistema modular que integra as informações de diversos setores de uma empresa, de forma centralizada. Porém, é preciso ressaltar que a evolução não parou por aí: existem hoje os ERPs On Premise e Cloud.
Tipos de sistema de gestão ERP
Hoje em dia é possível instalar um ERP em três modalidades diferentes: no servidor local da empresa (ERP On Premise), na nuvem, ou híbrido entre os dois.
- ERP On Premise
O ERP do tipo On Premise é instalado localmente no servidor da empresa. A renovação da tecnologia neste modelo acontece a partir de atualizações. Os sistemas de gestão On Premise costumam ser utilizados em grandes empresas ou até multinacionais, pois foram feitos para atender demandas maiores.
- ERP na nuvem (Cloud)
O sistema de gestão em nuvem, como o próprio nome diz, não ocupa espaço no servidor físico da empresa, pois é executado na nuvem. Geralmente é mais simples e barato, e já existem empresas fabricantes que constroem o ERP pensando em determinados segmentos de mercado.
- ERP híbrido
Neste modelo, as informações podem ser armazenadas tanto no servidor da empresa, quanto na nuvem. Alguns dos grandes fabricantes de ERP On Premise oferecem este modelo também, pois facilita a troca de informações em qualquer local de trabalho, inclusive para o Home Office.
O que são os módulos de um ERP?
Como já explicamos, a maioria dos ERPs operam a partir de módulos. Estes módulos funcionam como peças que podem se encaixar e personalizar o sistema de gestão, de acordo com as necessidades da empresa.
A quantidade de módulos ofertados depende do fabricante de ERP, e a adesão irá depender das necessidades da sua empresa. Hoje já existem diversos módulos que vão desde funções mais amplas até as mais específicas possíveis.
Os Módulos mais fornecidos entre os ERPs mais tradicionais estão divididos entre “Operacionais”, “Táticos” e “Estratégicos”.
- Exemplos de Módulos operacionais (básicos) – Armazenamento e distribuição; Estoque; Contabilidade; Custos; Compras; Contratos; Faturamento; Financeiro; Frotas; Recursos Humanos; Planejamento e Controle de Produção; etc.
- Exemplos de Módulos táticos (específicos de mercado) – Comércio Exterior; Call Center; Gestão de Acervos; Gestão de Transportadora; Gestão Educacional; Gestão de Transportadora; etc.
- Exemplos de Módulos estratégicos (inteligências para o negócio) – Gestão de Processos; Gestão de cadeia de suprimentos; Gestão de indicadores; Gestão de riscos; etc.
Vantagens de um sistema de gestão empresarial
Com um ERP, todas as operações e dados são centralizados e atualizados simultaneamente, evitando erros que podem ocasionar grandes problemas futuros.
Um bom exemplo disso é sobre vender um produto que teoricamente está no estoque, mas que na prática não está. Com um ERP, a equipe de vendas saberia com exatidão sobre a situação atual das mercadorias e evitaria um contratempo com clientes.
Outros benefícios da contratação de um ERP são:
- padronização de processos;
- diminuição de erros;
- controle de informações;
- automatização e integração entre os setores;
- produtividade nas operações;
- apoio à tomada de decisões.
Contudo, apesar da gama de utilidades de um ERP, nem sempre seus módulos serão o suficiente para automatizar todos os processos. Por isso, existem diversos softwares que se integram com o ERP de modo que você consegue manter tudo centralizado.
Escolha do ERP na sua empresa: por onde começar
Agora que você já sabe o que é um ERP, seus tipos e como ele funciona, chegou a hora de saber o que avaliar na hora de contratar uma solução.
O primeiro ponto a considerar sobre a escolha do ERP, é que ele deve atender as necessidades da sua empresa, ou seja, nem sempre o ERP que seu parceiro de negócios usa é o melhor para você.
Faça um planejamento a longo prazo
O ERP é um sistema que irá fazer parte de toda a empresa, e será determinante para o andamento dos processos, portanto, trocar de sistema com frequência não é uma boa opção. Pensando nisso, ao contratar uma solução se certifique de que ela conseguirá atender às suas necessidades a longo prazo.
Para montar esse planejamento, é necessário que haja uma equipe para estruturar três pontos principais da implantação do ERP: alinhar expectativas sobre o sistema, prever o valor de investimento, e garantir o comprometimento dos colaboradores.
Relate os módulos necessários e desejáveis
Sistemas ERP geralmente são vendidos em módulos, ou seja, é possível planejar e comprar apenas os módulos que são essenciais.
Outro ponto a ser considerado é o preço, que nem sempre será igual para todos os módulos, ou seja: quanto mais personalizado for o seu ERP, mais caro ele tende a ser. Porém, o sistema modular também tem a vantagem de que você pode adquirir novos módulos aos poucos, aumentando de forma gradual a capacidade do seu ERP.
Escolha o tipo de ERP
De acordo com o tamanho, segmento e necessidades do seu negócio, é preciso estudar qual opção de ERP é a melhor, entre On Premise, em nuvem ou híbrido. Ainda sobre a escolha do ERP, ao fazer um levantamento de fornecedores, avalie também a possibilidade de contratar uma solução focada no seu segmento de mercado.
Saiba como funciona o suporte ao cliente
É comum que logo no começo da implantação do ERP surjam dúvidas da gerência e demais funcionários. Portanto, se certifique sobre como funciona o suporte ao sistema, quais são os meios de contato e em quais horários e dias ele estará disponível.
Verifique sobre a facilidade de uso
O sistema de gestão empresarial deve ser instalado para facilitar e agilizar a rotina, portanto, é importante que ele seja fácil de utilizar, além de preferencialmente ser rápido.
A solução deve trazer benefícios para todos os colaboradores, nos diferentes níveis organizacionais. Os usuários precisam ser produtivos e auto suficientes ao realizarem registros ou buscarem as informações que precisam.
Dê atenção aos custos
Para conseguir o melhor custo-benefício, é preciso seguir as etapas de planejamento anteriores. Uma dica é traçar as prioridades do negócio a partir da pergunta: “Quais são os setores que precisam de mais atenção ou ganhos de produtividade no momento?”.
Além disso, o valor de um ERP a ser comparado não se aplica sobre o preço único, como o da mensalidade. Deve-se considerar que os custos de sistema de gestão envolvem:
- implementação;
- valor de Licenças de uso;
- treinamento;
- manutenção e suporte;
- custo por usuário; e
- atualizações.
Leia também: Como levar sua empresa de boa a ótima em 2022
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Desde que foi criada a plataforma, pensamos num sistema mais justo e transparente para as pessoas que precisam divulgar seus serviços, não deixando ela presa a comissões, moedas, ou investimentos que ela realmente não consiga visualizar. A maioria das plataformas de serviços são fechadas, quem intermedia o primeiro contato, seja através de e-mail, sms ou WhatsApp, é o gerenciador da plataforma, que recebe um interesse de serviço e repassa para a lista de prestadores de serviços interessados. Quando o prestador de serviços interessado recebe o chamado, havendo interesse, ele tem que abrir o orçamento o vincular o pedido de comissão. Você acha isso justo?
Justo ou não essas plataformas trabalham neste formato, mas nós do Tá Contratado idealizamos uma plataforma aberta, com páginas sendo ranqueadas nos principais buscadores de internet, como Google, Bing, Yahoo, Ecosia, a disposição de todos os interessados.
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Mas como funciona o Tá Contratado?
Por ser uma plataforma aberta, tendo as suas páginas indexadas nos principais buscadores, o Tá Contratado fará suas páginas de Perfil e anúncios navegarem pela internet, ficando disponível e visíveis para as pessoas que precisam buscas e contratar serviços. Neste modelo de plataforma, o retorno é mais assertivo, tendo em vista que as pessoas que vão procurar seus serviços, estão realmente procurando por eles, na sua região e nas especificações que você divulga. Aqui você é procurado diretamente pelo cliente.
Você não manda convite, não manda mensagem ou e-mail para ninguém, você, havendo interesse de uma pessoa nos seus serviços, você será procurado por ela.
Mas como serei procurado?
Seus anúncios serão feitos de forma a ter a informação precisa dos seus serviços, localização e área de atendimento e terão seus contatos exposto nas suas páginas de anúncios, como e-mail, telefone, celular e WhatsApp, disponíveis para o interessado consultar na sua página. Por isso falamos ser uma forma mais assertiva, a pessoa que entrar em contato com você, muito provavelmente precisará dos seus serviços.
É garantido que terei chamados?
Não existe garantia de que haverá chamadas no seu perfil, nenhuma plataforma pode garantir isso, mesmo aquelas que enviam a existência de um interessado, não atesta que os serviços procurados, são realmente procurados, ou apenas um orçamento de uma pessoa curiosa. O que nós do Tá Contratado podemos afirmar é que, seu anúncio será feito com as melhores técnicas de SEO e persuasão para uma melhor interação com o interessado, porém, cabe ao anunciante o envio de detalhes dos serviços que executa.
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