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Dicas para monitorar os gastos de obras

Dicas para monitorar os gastos de obras

Um dos grandes desafios na construção civil é controlar os gastos de obras sem burocratizar demais o processo de compras e gerar atrasos. Dessa forma, otimizando os gastos e reduzindo custos desnecessários, a gestão financeira maximiza os lucros do empreendimento.

Assim como os gastos de obras, os gastos em geral são necessários para o bom funcionamento de qualquer empresa. Porém, como eles estão espalhados pelos diversos processos dentro do empreendimento é fundamental fazer o controle para manter uma saúde financeira sustentável.

Veja dicas práticas para monitorar gastos e otimizar o controle de obras sem prejudicá-las!

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Quais são os custos de uma obra?

Os gastos de obra variam conforme a construção, mas existem categorias de despesas que são comuns entre diferentes empreendimentos.

Entre os principais custos, estão os materiais para infraestrutura como o concreto, armações e outros, da mesma forma os materiais de acabamento. A mão de obra é outra categoria que podemos citar, isto é, todos os colaboradores que participam da obra.

Na construção civil, os empreendimentos possuem despesas diretas e indiretas. As despesas diretas são os gastos ligados diretamente a determinada obra, ou seja, variam conforme o serviço executado, tal como os materiais consumidos nela.

Por sua vez, as despesas indiretas são gastos necessários para que ela ocorra, mas que não dependem diretamente dela. Por exemplo, o alojamento dos profissionais, um gerador de energia ou um software para o planejamento das obras. 

Assim, um dos grandes desafios para calcular o custo de uma obra é levar em conta tudo que foi envolvido. Isto significa, desde os materiais e gastos com documentação, passando pelos recursos que a construtora disponibiliza para que cada etapa aconteça.

Dessa maneira, ao elaborar um orçamento é necessário considerar todos os gastos da obra. Deve-se incluir as despesas diretas e indiretas, o lucro que se deseja obter e os gastos com impostos. O mau planejamento do orçamento causa imprevisibilidade de gastos, que pode prejudicar diretamente a rentabilidade do seu negócio.

Qual a importância do controle de gastos na construção?

A falta de controle de gastos em obras pode impactar desde a rentabilidade do empreendimento aos prazos de entrega. Logo, este controle no canteiro de obras é importante para identificar se os gastos estão dentro do orçamento e se os recursos estão sendo bem utilizados.

A gestão de compras na construção civil aliada a um bom controle de gastos de obras é essencial para ter bons resultados. Pois dessa forma, é possível:

  • minimizar desperdício de materiais;
  • garantir o cumprimento do orçamento;
  • otimizar a gestão dos recursos financeiros;
  • ganhar tempo em processos de compras de materiais;
  • conclusão das obras dentro do planejado;
  • aumentar a produtividade;
  • reduzir desperdícios;
  • elaborar orçamentos mais precisos;

Desse modo, fica claro que o controle dos gastos é extremamente importante para qualquer tipo de negócio. Ele contribui tanto para a melhoria dos processos a curto prazo quanto para a rentabilidade a longo prazo nas construtoras.

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Como controlar os gastos de uma obra?

Algumas das principais dicas para reduzir custos na construção civil estão ligas a  melhorar o controle de gastos de obras. Porém, realizar o monitoramento, desburocratizar a prestação de contas e melhorar a transparência pode se tornar uma tarefa complexa.

Confira algumas dicas:

Planejamento

As etapas de planejamento são muito importantes para definir todos os recursos necessários para o empreendimento.

É necessário fazer um orçamento levando em conta todos os gastos da obra, além de possíveis imprevistos que possam ocorrer. Também é interessante para o planejamento a definição de um cronograma. Estes dois fatores em conjunto vão guiar a compra de materiais conforme a demanda e o estoque.

Através do cronograma você pode observar os materiais que podem ser armazenados e obter vantagens na negociação conforme a compra em maior quantidade. Sem ignorar os imprevistos e demandas de compras e gastos no canteiro de obras que devem estar dentro do orçamento.

Gestão de estoque

A gestão de estoque é importante para prevenir desperdício de materiais ou falta de insumos que podem prejudicar o andamento do cronograma. Para minimizar esses problemas, evitar ociosidade e prejuízos com gastos de obras, é importante realizar projeções de demanda. 

Para alcançar mais controle em sua empresa é interessante usar ferramentas que automatizam o monitoramento e o cálculo dos materiais utilizados. 

O controle de estoque e o relatório de obras são muito importantes para você alcançar as metas pré-estabelecidas. Estas funcionalidades são cruciais para gestão de obras e estão presentes em softwares de gestão muito difundido no mercado de gerenciamento de obras.

Ferramentas

Uma forma de se conseguir um controle maior e de forma mais fácil e intuitiva é o uso de softwares. As ferramentas para a gestão de obras, irão te ajudar desde o planejamento à gestão da obra.

Os softwares automatizam atividades e cálculos, melhorando a precisão no registro de informações e controle e fornecem dados valiosos e transparentes para a tomada de decisão. Os dados são disponíveis em tempo real, o que permite maior assertividade na tomada de decisão, mantendo o planejamento sempre atualizado.

Portanto, estes fatores tornam possível a realização de várias obras ao mesmo tempo com uma gestão de recursos otimizada e ágil.

Acompanhamento de gastos de obras

Acompanhar, de fato, os gastos da construção é essencial para que o controle financeiro seja eficaz. O processo de prestação de contas bem definido é essencial para realizar o acompanhamento.

Centralizar gastos sem tirar autonomia

A centralização de gastos é grande aliada para o monitoramento e controle dos custos. No entanto, centralizar as compras pode gerar impacto na rapidez para compras urgentes ou pequenas, gerando ociosidade ou atrasos na construção.

Por isso, é interessante centralizar gastos de obras, mas sem tirar autonomia para compras no canteiro de obras. 

Uma das maneiras de centralizar o controle de gastos e manter autonomia nas compras é usar um cartão corporativo reconhecido.

Usar cartão corporativo para a centralização de gastos em obras permite:

  • Agilizar o processo de compras e gestão de gastos no canteiro de obras, sem que haja necessidade de pedir, aprovar e receber adiantamento quando aparecem novos gastos, impedindo atrasos;
  • Melhorar o monitoramento do controle de gastos, centralizando dados e indicadores em um só lugar;
  • Delegar pequenas compras e pagamentos, diminuindo gargalos e desonerando a rotina da equipe financeira, sem que haja perda no controle de gastos;
  • Simplificar o processo de prestação de contas, através de conciliação automática, se integrado ao sistema de gestão de despesas;
  • Acessar a dashboards com os gastos alocados por centros de custos, otimizando controle e análise;
  • Acabar com gastos fantasmas, garantindo fácil acesso aos comprovantes fiscais sempre que precisar;
  • Evitar que a obra ultrapasse o orçamento, com a possibilidade de trabalhar com limites personalizáveis, além de aprimorar o controle e a transparência dos gastos.

Por isso, é interessante analisar o histórico de gastos com obras anteriores, o que contribui para elaborar orçamento de futuras obras. Nesse aspecto, usar cartões corporativos nas compras também contribui, já que é possível identificar os gastos com obras conforme centros de custos.

 

Fonte: Mais Controle ERP

 

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